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基于数字校园网络搭建思考民办高校学生档案业务管理的标准化和规范化建设

发布时间:2019-11-08 阅读数:19

聂晓微

摘要:目前,我国高等教育进入大众化时期,学生数量的迅速增加、毕业生派遣形式多样化以及学生就业方式的多渠道化,使得管理缺乏统一执行标准、档案滞留数量多、查询及转递方式落后等问题致使学生档案管理方式受到挑战,引起了档案工作人员和高等院校的重视。采取行之有效的档案管理措施,努力做到高等院校学生档案管理的信息化、基础性的档案信息规范化和标准化同步进行,从而拓展人事服务范围,更好的适应于高校人事档案发展。

关键词:学生档案;重要性;校园网络;现代管理办法

一、高等院校学生档案的重要性

(一)学生档案是反映学生综合素质的重要依据。高校学生档案是学生进入学校,走出校门,迈入社会工作岗位用于考察个人学习经历和社会实践履历的重要依据。而档案中各个时期的学籍信息、学业成绩单、毕业论文成绩、实践活动的参与程度、教师给学生的综合鉴定、获奖证明以及党团材料。不仅切实的反映了学生的在校情况,更是用人单位考察学生、了解学生综合素质的重要依据。

(二)影响学生日常行为的重要因素。学生档案在一定程度上起到激励、约束学生行为的作用,促进学生在学习实践中不断地展现自己最优秀的一面。而学生在受处分时最担心的是处分材料是否会记入档案,学生为了自己档案内部的整洁,也会努力遵守学校的规章制度严格自律,避免档案中留有污点。

二、民办高校档案管理的工作难度较大

(一)这主要是因为档案管理工作的内容不仅繁多,而且还非常复杂,因而我们在标准化、规范化进行档案管理工作时,首先必须确保档案数据和资料的安全性、完整性,这样才能够为档案数据和资料的快速搜寻提供条件。

(二)纸质版档案不易保存。纸质生产的质量决定了档案资料存放的时间,直接影响到档案资料的完整性和安全性。那些容易褪色的墨水、笔种等不应该用在档案中不利于资料长久的保管。

(三)缺乏档案管理监督机制。民办高校的学生档案管理部门多数是学生处或者就业处管理,由于档案管理人员数量缺乏,不利于信息的流通和檔案管理工作的稳定,在新生入学档案的转入和毕业生档案的转出时,由于缺乏档案管理监督机制。在新旧档案管理工作交接时,无法细化明确自己的交接内容,交接时很难确保档案数据和资料的完整性。作为一名合格的档案管理者需要及时清理档案数据信息,由于传统纸质档案数量加大、积压存放,无法及时处理无效信息和资料。

(四)民办高校数字化水平有限。虽然许多民办高校也意识到了学籍档案管理改革的必要性,知道数字化建设的意义所在,但由于目前国内数字化办公整体水平较低,网络信息技术并未真正满足数字化发展的基本需求,因而达不到全覆盖、全应用模式,只能暂时依靠传统低效的人工管理模式,在开信息搜集整理过程中有时会出现不确定性和科学性。

三、大数据时代下档案管理工作如何开展

(一)建立高性能的V校园网络系统。对比多数公办高校,大都建立了高性能的V校园网络系统,应充分利用网络资源,提高档案管理质量,以达到高校档案更好地服务于教学、管理、科研以及其他工作的目的。高校档案与网络信息结合以后既可以高效,精准地收集和整理高校各部门的档案信息,还能达到档案资料查询与检索自动化的效果。

(二)丰富高校档案管理要形式,根据信息不同的用途,进行不同形式的存储、利用与管理,例如图片、音频、视频、文字等。利用网络技术,在V校园网络上开辟档案信息新功能、新门户,将基本的信息有选择的纳入管理系统,如高校的历史沿革、校园文化、地理位置、师资配备、硬件投入、红头文件、规章制度、公选课程、学生学籍、学信成绩情况等,实现手机端随时可以查询,最终达到资源共享。同时针对不同的内容分门别类开设管理权限、访问权限,可以分为公开信息,半公开信息的以及机密保密信息种类最终实现全部档案资料信息化、安全化。

加大硬件和数据库建设,增加经费投入,完善基础建设、增设硬件设施和数据系统实现高校档案管理信息化;结合自身经济实力,适当配备信息处理服务器,图文影像扫描,数字音像制作系统等;今后的档案管理应用多种操作系统,多个平台使多用户、多任务的工作能在网络环境下安全运行,那么就可以实现校园内部各单位之间的资源共享,提高学校的整体办事效率,服务水平。

四、结语

民办高校档案工作的目标管理,将传统的档案管理注入新思维、新活力,打破了由于缺乏统一工作标准而出现的分散管理局面。我们还需结合高校实际,进一步在民办高校档案工作中进行尝试和探索,提出将信息档案管理理念引入到民办高校毕业生工作考核评价体系。其意义在于一方面创新了高校档案管理工作运行模式,另一方面通过构建电子档案信息库,为在校生和毕业生建立科学、系统、规范的档案信息管理平台,可作为高校档案管理的重要参考方案。对促进各高校档案工作的发展起着积极的推动作用,具有重要的现实意义。

参考文献:

[1]段园园.浅谈高校档案管理的信息化建设[J].今日湖北(中旬刊),2014.

[2]苏全玉.浅谈高校人事档案规范化管理的措施[J].山东纺织经济,2015.

[3]赵淑琴.规范化与标准化是实现高校档案管理现代化的基础[J].经济与社会发展,2006.

[4]周向玲.高职院校学生档案管理存在的问题与对策分析[J].太原城市职业技术学院学报,2013.

[5]于淼.浅谈新时期做好档案工作应当重视的几个问题[J].魅力中国,2010.


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